Så väljer du konferenslokal efter gruppstorlek

Innan du börjar jämföra lokaler behöver du en siffra som håller. Räkna med alla som ska sitta i rummet, alltså även externa föreläsare, den som sköter tekniken och chefer som bara är med under en del av dagen. Lägg sedan till en eller två platser som marginal, eftersom det är enklare att ha en tom stol än att behöva trycka in en extra i sista stund.

Tänk också på hur många som ska övernatta. I många grupper åker några hem efter första dagen medan andra ansluter först till middagen, och det påverkar både antalet rum och hur du planerar måltiderna.

Samma rum kan rymma väldigt olika antal personer beroende på hur det möbleras. Biosittning i rader tar minst plats och passar när någon ska presentera för hela gruppen. Ett stort gemensamt bord kräver ungefär dubbelt så mycket golvyta per person, men gör det lättare för alla att prata med varandra. U-bord hamnar mittemellan och fungerar bra när du vill kombinera presentationer med diskussion. Fråga därför alltid anläggningen hur många rummet rymmer i just den möblering du planerar att använda, eftersom maxsiffran ofta gäller biosittning.

För en ledningsgrupp eller ett projektteam är ett mindre rum med ett gemensamt bord oftast det bästa valet. När alla sitter nära varandra blir samtalen mer naturliga och ingen hamnar i utkanten av diskussionen. Ett för stort rum kan göra mötet stelare, eftersom rösterna försvinner och det tomma utrymmet tar uppmärksamhet. Se till att det finns skärm eller projektor och whiteboard, och kontrollera att det går att koppla upp en kamera om någon behöver delta på distans.

I den här storleken börjar möbleringen spela större roll. Med tolv till tjugo deltagare fungerar U-bord eller flera mindre bord bra, eftersom du då kan växla mellan gemensamma genomgångar och diskussioner i mindre grupper utan att flytta runt alla. Fråga efter grupprum när du bokar. Grupper om fem till sex personer brukar arbeta bäst, så med tjugo deltagare behöver du plats för tre eller fyra grupper samtidigt. Det kan vara separata rum men lika gärna ett fikarum eller en lounge i anslutning till konferensrummet. Skärmen blir också viktigare, eftersom den som sitter längst bak ska kunna läsa det som visas.

När gruppen är större än tjugo personer handlar valet ofta om logistik. Du behöver ett rum med plats för alla i den möblering du vill ha, och i större rum kan mikrofon behövas för att alla ska höra. Grupprummen blir fler och avståndet mellan dem avgör hur mycket tid som går åt i varje övergång.

Ett alternativ som många missar är att dela upp konferensen. Ledningen eller en arbetsgrupp kan träffas dagen innan övriga deltagare, eller så delar du avdelningen i två omgångar på en mindre anläggning. Det ger ofta fler deltagare chansen att ta ordet, och du får tillgång till anläggningar som annars inte hade varit ett alternativ.

När konferensen sträcker sig över en natt blir boendet en stor del av upplevelsen. Börja med att bestämma om alla ska ha eget rum. Många arbetsplatser har det som standard, och det gör att deltagarna kan dra sig tillbaka och vila inför nästa dag. Räkna i så fall antalet rum och inte antalet bäddar, eftersom en anläggning med 28 bäddar i dubbelrum bara ger 14 enkelrum.

Stugor kan vara ett bra komplement för mellanstora grupper. Kollegor som känner varandra väl kan ofta tänka sig att dela, och en stuga blir lätt en naturlig samlingsplats på kvällen. För små grupper är det värt att fundera på om alla kan bo nära varandra, eftersom det gör det enklare att ses till frukost och samlas inför dagens första pass.

Tänk också på avståndet mellan boendet och konferensrummet. När allt ligger inom gångavstånd slipper du samordna transporter och det blir lättare att hålla tiderna. För större grupper kan en anläggning som inte har plats för alla betyda att deltagarna sprids på flera hotell, vilket gör kvällarna mindre gemensamma.

Ju större gruppen är, desto viktigare är det att restaurangen kan servera alla samtidigt. Fråga hur många som ryms i matsalen och om maten kan läggas upp efter ditt program, så att lunchen står klar när passet tar slut. Samla in önskemål om specialkost i samband med anmälan och skicka listan till anläggningen i god tid. Fikapauserna gör mer nytta än du kanske tror, särskilt i mellanstora grupper där många av de bästa samtalen uppstår vid kaffet.

En aktivitet fungerar bara om hela gruppen kan vara med på lika villkor, och därför är gruppstorleken en av de viktigaste faktorerna när du väljer vad gruppen ska göra.

I en liten grupp om upp till åtta personer kan alla delta i samma aktivitet och ändå hinna prata med varandra. Kanotpaddling, fiske eller en kväll i spa passar bra, eftersom de ger tid för samtal som inte ryms i mötesrummet.

I en mellanstor grupp fungerar lagtävlingar som trekamp, femkamp eller musikquiz. Blanda lagen så att personer som inte jobbar ihop till vardags hamnar tillsammans, eftersom det är där nya kontakter uppstår. Håll tävlingsmomenten lättsamma så att även de som inte är sportiga har en roll att fylla.

I stora grupper fungerar parallella aktiviteter ofta bättre än en gemensam upplevelse. Låt deltagarna välja mellan till exempel en vandring och något lugnare, och samla sedan alla igen till middagen.

Oavsett storlek är det klokt att lägga aktiviteten tidigt i programmet om syftet är att gruppen ska lära känna varandra. Då har deltagarna hunnit bygga förtroende när de viktigaste diskussionerna börjar.

Restiden avgör hur mycket av dagen som blir kvar till själva mötet. Räkna ut hur långt deltagarna har att resa och om de kommer från olika orter, eftersom en plats mellan två städer kan korta resan för alla. Med en större grupp lönar det sig ofta att samåka eller boka buss, och då behöver anläggningen ha gott om parkering. Planerar du en konferens i norra Sverige under vintern är motorvärmare en detalj som gör morgonen betydligt enklare för alla som kommer med bil.